FAQ

De synergizer kan worden gezien als een soort gespreksbegeleider, procesbegeleider, trajectbegeleider, of onafhankelijke voorzitter, die gespecialiseerd is in communicatie en relaties. Er worden verschillende tools ingezet om de samenwerking te helpen optimaliseren. Ik stel vragen die ertoe doen en vertaal wat er wordt gezegd, zodat de boodschap makkelijker ontvangen kan worden door de ander(en). Sommige vragen gaan puur over het relationele aspect van de samenwerking. Andere vragen zijn gebaseerd op de COSO methode vanuit een control framework perspectief. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn indien het niet helemaal duidelijk is waardoor de samenwerking niet soepel verloopt. Als synergizer ben ik een onafhankelijke en onpartijdige derde, die geen advies geeft en geen eigen mening deelt. Ik geloof in de kracht van de partijen dat zij het beste weten wat zij nodig hebben en wat voor hen werkt. Indien nodig kunnen NLP skills worden ingezet om belemmerende patronen te helpen doorbreken.

Een Scrum Master is een essentieel onderdeel van een Scrum-team in het kader van het Agile-framework. Het belangrijkste doel van de Scrum Master is om het team te begeleiden om productiever, zelforganiserend en efficiënter te worden binnen het Scrum-framework. Ze vervullen verschillende rollen die lijken op die van een synergizer, zoals:

1. Het verwijderen van belemmeringen: De Scrum Master identificeert en verwijdert belemmeringen of obstakels die het team kunnen beletten om effectief te werken. Ze helpen bij het oplossen van problemen en zorgen ervoor dat het team ongehinderd kan werken.​

2. Faciliteren van communicatie: Ze bevorderen open communicatie tussen alle leden van het team, de product owner en eventuele andere belanghebbenden. Dit omvat het organiseren van vergaderingen en het bevorderen van samenwerking.​

3. Verbeteren van het proces: Ze ondersteunen het team bij het continu verbeteren van hun werkproces en prestaties door middel van regelmatige retrospectives.

Het grootste verschil tussen een Scrum Master en een Synergizer is de manier waarop bovengenoemde onderwerpen worden aangepakt. 

​

Overeenkomsten tussen een Scrum Master en een Synergizer:

1. Facilitatie: Beide functies hebben een facilitatierol. Ze helpen bij het bevorderen van effectieve communicatie en samenwerking tussen teamleden en belanghebbenden.

2. Conflictbeheersing: Zowel een Scrum Master als een Synergizer kunnen betrokken zijn bij het oplossen van conflicten / irritaties en het wegnemen van obstakels die de voortgang kunnen belemmeren.

3. Begeleiding: Beide rollen begeleiden de betrokkenen om tot overeenstemming te komen, of het nu gaat om het oplossen van een probleem binnen een team of het bereiken van consensus bij besluitvorming.

4. Neutraliteit: Zowel de Scrum Master als de Synergizer dienen als neutrale partijen en streven naar het vinden van oplossingen die in het belang zijn van het team of de betrokkenen.

​​

Verschillen tussen een Scrum Master en een Synergizer:

1. Context: Een Scrum Master is specifiek gericht op het ondersteunen van een Scrum-team en het begeleiden van het Agile-werkproces, terwijl een Synergizer zich richt op het faciliteren van wrijvingen gladstrijken en onderhandelingen tussen individuen of groepen.

2. Scope: De rol van een Scrum Master is beperkt tot het Scrum-proces en de betrokkenheid bij het team en de product owner. Een Synergizer kan betrokken zijn bij verschillende soorten irritaties of kwesties, zowel op persoonlijk als professioneel vlak.

3. Doelstelling: De primaire taak van een Scrum Master is het bevorderen van een succesvolle toepassing van het Scrum-framework en het ondersteunen van het team om productiever te worden. Een mediator heeft als doel om partijen te helpen bij het bereiken van overeenstemming of het vinden van oplossingen voor hun geschillen.

Er zijn enkele overeenkomsten tussen een synergizer en een vertrouwenspersoon, maar ze hebben ook belangrijke verschillen in hun rollen en verantwoordelijkheden.

​

Overeenkomsten tussen een synergizer en een vertrouwenspersoon:

1. Vertrouwelijkheid: Zowel een synergizer als een vertrouwenspersoon hebben te maken met vertrouwelijke informatie. In beide gevallen wordt van hen verwacht dat ze discretie betrachten en de privacy van de betrokkenen respecteren.

2. Luisteren en ondersteunen: Zowel synergizers als vertrouwenspersonen zijn vaardig in actief luisteren en bieden emotionele ondersteuning aan degenen met wie ze werken.

3. Conflictbeheersing: Beide rollen kunnen betrokken zijn bij het helpen oplossen van conflicten / irritaties, zij het in verschillende contexten. Synergizers richten zich op het bemiddelen en faciliteren van irritaties tussen twee of meer partijen, terwijl vertrouwenspersonen zich richten op het bieden van ondersteuning en advies aan individuen die met interpersoonlijke problemen te maken hebben.

​​

Verschillen tussen een synergizer en een vertrouwenspersoon:

1. Scope van betrokkenheid: Een synergizer is betrokken bij irritaties tussen twee of meer partijen en streeft naar het bereiken van een gezamenlijke overeenkomst of oplossing. Een vertrouwenspersoon richt zich op individuele personen die behoefte hebben aan vertrouwelijke steun en begeleiding.

2. Scope van invloed: Een vertrouwenspersoon is vaak gericht op het bieden van ondersteuning en advies aan individuen binnen een specifieke context, zoals op het werk. Een synergizer kan zich richten op het bevorderen van synergie en samenwerking in bredere zin, zoals binnen teams of tussen afdelingen.

3. Ingezette vaardigheden: Terwijl een vertrouwenspersoon vaak gericht is op het luisteren, ondersteunen en doorverwijzen van mensen, zet een synergizer andere specifieke vaardigheden in om irritaties te voorkomen, wrijvingen gladstrijken, en bemiddeling

Synergizing lijkt veel op preventieve mediation, wat ook wel pre-mediation wordt genoemd. Bij preventieve mediation richt de mediator zich op het voorkomen van escalatie van conflicten en het bevorderen van constructieve communicatie tussen partijen voordat het conflict escaleert tot een hoog niveau van spanning.

​

Het doel van preventieve mediation is om een gezonde productieve werkomgeving te bevorderen, relaties te versterken en conflicten op een constructieve manier aan te pakken voordat ze schadelijke gevolgen hebben voor individuen en organisaties. Het helpt organisaties om proactief om te gaan met conflicten en een cultuur van samenwerking en begrip te bevorderen. Dat doet een synergizer ook, maar zet daarbij ook andere vaardigheden bij in.

​

Overeenkomsten tussen een synergizer en mediator bij preventieve mediation:

1. Faciliteren van communicatie: Beide functies kunnen helpen bij het creëren van een open en veilige communicatieomgeving waarin mensen vrij kunnen spreken en hun zorgen kunnen uiten zonder angst voor repercussies. Beiden zijn een onafhankelijke en onpartijdige gespreksbegeleider.

2. Identificeren van potentiële conflicten: Beide functies kunnen samen met de betrokken partijen mogelijke bronnen van spanning en conflicten identificeren voordat ze zich daadwerkelijk voordoen.

3. Ondersteunen van samenwerking: Beide functies kunnen groepsactiviteiten organiseren die gericht zijn op het bevorderen van samenwerking, teambuilding en begrip tussen de betrokken partijen.

4. Bevorderen van begrip: Beide functies kunnen helpen bij het bevorderen van wederzijds begrip en empathie tussen de betrokken partijen, zodat misverstanden kunnen worden voorkomen.

5. Vaardigheden aanleren: Beide functies kunnen trainingen of workshops verzorgen om communicatievaardigheden, conflictoplossingsmethoden en stressbeheersing aan te leren, waardoor mensen beter zijn uitgerust om met toekomstige conflicten om te gaan.

6. Ontwikkelen van beleid en procedures: Beide functies kunnen helpen bij het ontwikkelen van beleid en procedures binnen organisaties die proactief conflicten kunnen voorkomen en tijdig kunnen aanpakken.

7. Herkennen van waarschuwingssignalen: Beide functies kunnen betrokken partijen bewust maken van waarschuwingssignalen die kunnen wijzen op potentiële conflicten, zodat ze vroegtijdig kunnen worden aangepakt.

​

Verschillen tussen een synergizer en mediator bij pre-mediation:

1. Een mediator richt zich op het voorkomen en oplossen van conflicten, terwijl een synergizer zich focust op het verbeteren van de samenwerking en het bevorderen van synergie tussen individuen of teams. 

2. Een andere naam voor een vergelijkebare rol, wekt een positievere associatie. Bij een mediator heeft men vaak het gevoel dat er er (bijna) conflict is en blijft graag weg van "problemen". Een synergizer speelt ook een belangrijke rol bij het voorkomen van conflicten, maar noemt het eerder het gladstrijken van wrijvingen om irritaties, om de drempel lager te maken om hulp in te kunnen schakelen. 

3. Een synergizer zet - naast bovengenoemde communicatievaardigeheden en mediationframework - andere tools is. Het COSO control framework kan worden ingezet indien niet helemaal duidelijk is waardoor de samenwerking niet soepel verloopt. Indien nodig kunnen NLP skills worden ingezet om belemmerende patronen te helpen doorbreken.

​

• Het begint met een intake, waarbij de richtlijnen voor synergizing worden ondertekend. De ondertekening is ook symbolisch, omdat jullie op deze manier commitment geven dat we met synergizing iets anders gaan doen, dan jullie voorheen hebben geprobeerd. Die mindset heeft invloed op het verdere verloop van het proces. 

• Vervolgens krijgt iedereen de gelegenheid om zijn/haar verhaal te vertellen. Indien het niet helder is waardoor de samenwerking stroef verloopt, zet ik o.a. technieken vanuit een control framework perspectief in. 

• Zodra het duidelijk is waar het schuurt, focus ik op de belangen en wensen. 

• Daarna worden mogelijke opties gegenereerd en kiezen jullie voor een bepaalde oplossing. 

• De afspraken worden uiteindelijk vastgelegd.   

Het control framework model dat ik gebruik, is gebaseerd op de COSO methode. COSO (Committee of Sponsoring Organizations) is een organisatie die richtlijnen en raamwerken biedt voor interne controle, risicobeheer en corporate governance.

COSO kent verschillende versies. Ik gebruik een vrij compacte versie om het makkelijker toepasbaar te maken om samenwerking te optimaliseren. Daarbij komen de volgende componenten aan bod: i) Control environment; ii) Risk assessment; iii) Control activities; iv) Information & communication; v) Monitoring. 

Het is belangrijk om dit framework als fundament te zien voor een gesprek over de samenwerking. Het is namelijk mogelijk dat de samenwerking niet soepel verloopt door onderlinge irritaties. Maar mogelijk hebben de irritaties bijvoorbeeld te maken met rolonduidelijkheid (component 1) en informatie uitwisseling (component 4). Door dergelijke onderwerpen erbij te betrekken, kun je een effectiever gesprek voeren over waardoor het mogelijk wringt, waar ruimte is voor verbetering, en welke stappen gezet kunnen worden. 

• Vertrouwelijkheid.

• Vrijwilligheid, dus zonder commitment is synergizing niet gepast.

• Onafhankelijkheid en onpartijdigheid synergizer.

• Partijautonomie: ik geloof dat jullie volledig in staat zijn om te bedenken welke oplossingen voor jullie zouden werken. Daarom geef ik geen advies, maar zet ik wel verschillende technieken in om jullie te begeleiden bij het proces, zodat er opties op tafel komen te liggen. Daardoor is ook geen inhoudelijke expertise van mijn kant is vereist.

• Focus op belangen in plaats van standpunten.

1. Senior Management, oftewel binnen en/of tussen Europees Management Team en Global Management Team;

2. Senior Management en zijn/haar direct reports, oftewel hoofd van een afdeling;

3. Hoofd van een afdeling en zijn/haar teamleden;

4. Tussen de leden binnen hetzelfde team;

5. Tussen afdelingen, waarbij verschillende teams zijn betrokken.

6. Raad van commissarissen

7. Boardroom advies: Strategische begeleiding en advisering om afbreukrisico’s te vermijden en draagvlak voor ingrijpende beslissingen te vergroten.

8. Start-ups

9. Transformaties

10. Change management projecten

Een synergizer kan laagdrempelig ingezet worden om irritaties, meningsverschillen of wensen op een constructieve manier bespreekbaar te maken. Men heeft bij een mediator ten onrechte soms het gevoel dat die pas wordt ingezet als de volgende stap naar de rechter is. Daarom kan de stap naar een synergizer wellicht makkelijker worden gezet. Het is een soort coach, maar past de bewezen vaardigheden en aanpak van een mediator toe, geeft geen advies en zet partijen vooral in hun kracht.

Bij optimalisatie van de samenwerking kan gedacht worden aan de volgende situaties. De samenwerking binnen een afdeling verloopt al prima, maar door het te hebben over elkaars behoeften, kan het nog beter worden. De potentie om te groeien wordt benut. Ook indien er onderwerpen spelen die goed geregeld moeten worden binnen een organisatie en waarbij een afbreukrisico is, oftewel veel van afhangt, en het dus van belang is dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Verder kan er sprake van zijn dat men “vastzit” in een bepaalde manier van denken en werken, en zou het nuttig kunnen zijn om hulp te krijgen, zodat men met een afstand naar de situatie kan gaan kijken (change management). Ook als afdelingen goed moeten samenwerken (stakeholder management), van elkaar afhankelijk zijn en er mogelijk overlap dan wel onduidelijkheid is over de rolverdeling, is er ruimte om de samenwerking naar een hoger niveau te tillen.

De synergizer zou ingeschakeld kunnen worden om het gesprek over de samenwerking tussen een manager en een direct report te faciliteren. Als het al prima verloopt, kan er gebrainstormd worden over hoe het wellicht nog beter zou kunnen.

De synergizer kan meerdere keren per jaar een “health check” doen bij een organisatie. Daarbij kan het gesprek worden aangegaan over hoe de samenwerking gaat en of er behoefte is om begeleid te worden bij bepaalde onderwerpen. Ook kan de synergizer ingezet worden om conflictmangement workshops te geven, om de managers handvatten te geven om communicatievaardigheden te bevorderen en conflicten te voorkomen. Inhoudelijke expertise van de synergizer is niet nodig, omdat hij/zij niet betrokken raakt bij de inhoud en dat vooral bij de partijen laat. Hij/zij faciliteert slechts het proces, zoals het geval is bij mediation.

Optimale samenwerking is essentieel om als bedrijf succesvol te zijn. De mate waarin dit behaald wordt, is enigszins subjectief. Mijns inziens is dat afhankelijk van de omstandigheden van het geval en is daar mogelijk sprake van als de best haalbare resultaten worden bereikt met de mensen en middelen die erbij betrokken zijn. Oftewel, gelukkige werknemers die ervoor zorgen dat het bedrijf nog betere resultaten haalt en er sprake is van synergie.

Er kan sprake zijn van een suboptimale samenwerking binnen een organisatie, terwijl er (nog) geen sprake is van een conflict. Dat is enerzijds problematisch omdat er een risico bestaat dat bepaalde situaties blijven sluimeren en uiteindelijk resulteren in een conflict. Nog voordat er een conflict is, kunnen de volgende ongewenste situaties zich voordoen. Men werkt minder efficiënt/effectief of werkt hard in de verkeerde richting. Dat kost meer geld, leidt tot meer fysiek en mentaal ziekteverzuim (burn-out) en minder werkgeluk. Er kan een onaangename cultuur binnen het bedrijf ontstaan, waardoor goede mensen onnodig het bedrijf verlaten (inclusief know how). Oftewel, allerlei zaken die de performance van een bedrijf kunnen schaden. Ook bestaat er een risico dat bepaalde situaties blijven sluimeren en uiteindelijk wel resulteren in een conflict.

Anderzijds is een suboptimale samenwerking problematisch, in het geval dat de samenwerking op zich prima verloopt, maar er ruimte is om het naar een hoger niveau te tillen. Een dergelijke situatie, waarbij de potentie om te groeien wordt benut, brengt immers met zich mee dat er efficiënter/effectiever gewerkt kan worden, met gelukkigere werknemers die zich nog meer willen en kunnen inzetten bij een optimale samenwerking. Het kan het resulteren in een (sterker) team gevoel, waarbij men elkaar vertrouwt en voor elkaar door het vuur wil gaan.