Feedback is een waardevol instrument voor zowel persoonlijke als professionele ontwikkeling. Het kan echter een uitdaging zijn om het verschil tussen constructieve feedback en kritiek te begrijpen. Hieronder vind je een gids die niet alleen praktische stappen biedt voor het geven van effectieve feedback, maar ook ingaat op het belang van het managen van eigen emoties en het vermijden van veelvoorkomende valkuilen.
1. Voorbereiding: de basis leggen
Effectief feedback geven vereist niet alleen een zorgvuldige voorbereiding op het inhoudelijke deel, maar ook op het emotionele aspect. Hieronder zijn enkele onderwerpen om voor te bereiden:
Feiten verzamelen
Verzamel concrete voorbeelden van het gedrag of resultaten die je wilt bespreken. Dit helpt om je feedback duidelijker en begrijpelijker te maken.
Doel van feedback
Reflecteer op wat je wilt bereiken met je feedback. Is het doel om gedrag te corrigeren, een nieuwe vaardigheid te ontwikkelen of juist om waardering uit te spreken voor goed werk? Een positieve insteek is essentieel. Eye on the prize!
Eigen emoties managen
Emoties kunnen de helderheid van de boodschap vertroebelen en de ontvanger in de verdediging drukken. Zelfreflectie is hier de sleutel. Het managen van je eigen emoties is essentieel om ervoor te zorgen dat je feedback kan worden ontvangen zoals bedoeld.
i. Bewustwording van emoties:
Het herkennen én accepteren van je eigen gevoelens is de eerste stap naar effectieve communicatie. Doe een stap terug en vraag jezelf af wat je voelt en of je emoties je perceptie kunnen beïnvloeden. Ben je boos, gefrustreerd, teleurgesteld, voel je je tegen gewerkt, onrecht of machteloosheid?
ii. Reflectie op emoties:
Onderzoek wat achter je emoties ligt en neem verantwoordelijkheid voor jouw deel. Dit kunnen persoonlijke triggers of eerdere ervaringen omvatten die je perceptie van de situatie beïnvloeden. Zit bijvoorbeeld je eigen perfectionisme in de weg of je behoefte aan controle? Wees je bewust van je eigen verwachtingen, triggers, aannames, en percepties.
iii. Perspectief wisselen:
Probeer de situatie vanuit het perspectief van de ander te zien. Hoe zou de ander kijken naar de gedragingen of resultaten die je wilt bespreken? Daarbij gaat het er niet om of jij al dan niet gelijk hebt, maar of jij je kunt inleven in de ander. Dit kan je helpen om je boodschap op een constructievere manier over te brengen.
iv. Emoties parkeren:
Benader de situatie zo objectief mogelijk en probeer je eigen emoties tijdelijk te 'parkeren'. Methoden zoals ademhalingsoefeningen, een korte wandeling, of mindfulness kunnen helpen om de scherpe randjes van je emoties te halen en een kalm gesprek te voeren.
2. Feedback geven: de kernprincipes
Echte feedback geven is een cadeautje. Breng het ook op die manier. Houd rekening met de volgende aspecten.
Timing en plaats
De omgeving en het moment kiezen heeft invloed op de mate waarin de ontvanger van feedback open staat om te luisteren en te reflecteren. Vraag of en wanneer de ander openstaat voor feedback. Dat kan de bereidheid om te luisteren verhogen.
De boodschap overbrengen
Feedback geven is een kwestie van het gedrag van de ander of resultaten concreet omschrijven en delen wat het effect daarvan op jou is. Dat doe je zonder het delen van je oordeel, mening, of verwijten. Haal de negatieve lading ervan af. Geef feedback als volgt:
i. Omschrijf gedrag of resultaten concreet:
Focus op specifiek gedrag of acties, gebruikmakend van "ik"-boodschappen om aan te geven hoe dit gedrag jou of de situatie beïnvloedt. Als je het bij jezelf houdt, zal de ander zich minder snel aangevallen voelen en sneller open staan voor jouw punt. Bijvoorbeeld: “Het valt mij de laatste tijd op dat je regelmatig bepaalde taken uitvoert zonder overleg”
ii. Effect delen:
Deel wat voor effect het gedrag heeft op jou, het team, of de projectdoelen. Dit maakt de feedback relevanter en begrijpelijker. Dat doe je zonder het delen van je oordeel, mening, of verwijten. Haal de negatieve lading ervan af. Bijvoorbeeld: “Daardoor voel ik mij gefrustreerd, omdat dit vaak tot dubbel werk leidt.”
iii. Behoeften uiten:
Dit is optioneel, maar het delen van je behoeften kan helpen de boodschap te verduidelijken. Focus op wat je nodig hebt of verwacht van de ander, geformuleerd op een positieve manier. Oftewel, deel wat je wél wilt. Voorbeeld: “Ik zou het waarderen als we onze plannen beter op elkaar afstemmen.”
Communicatiestijl
Een constructieve toon en open houding zijn essentieel. Breng het op een manier waarbij je laat zien dat de feedback opbouwend is bedoeld, en niet om je eigen frustratie te ventileren of eigenlijk kritiek te geven. Wees hard op de inhoud en zacht op de relatie. Nadat je feedback hebt gegeven, let erop dat je actief luistert. Zo zorg je ervoor dat de ontvanger zich gehoord en begrepen voelt, wat bijdraagt aan een meer open en constructief gesprek.
3. Valkuilen feedback geven
Bij het geven van feedback zijn er valkuilen die de effectiviteit ervan kunnen ondermijnen. Hier zijn enkele te vermijden:
Slechte timing
Kies een geschikt moment en plaats voor feedback. Begin met vragen of de ander open staat voor feedback.
Persoonlijkheid vs. Gedrag
Laat je eigen mening of oordeel erbuiten en probeer het zo neutraal mogelijk te formuleren. Focus op specifiek observeerbaar gedrag of resultaten, niet op persoonlijkheidskenmerken.
Defensiviteit uitlokken
Gebruik “ik”-boodschappen. Probeer geen standpunten of meningen te formuleren. Vermijd woorden als “altijd” of “nooit”. Geef geen oordelen of verwijten, want dan geef je kritiek en dat is geen feedback.
Comments