Hoe reageer je op feedback?

Het omarmen van feedback bevordert een cultuur van transparantie, wederzijds respect en continue verbetering. Een belangrijk aspect van het ontvangen van feedback is het vermogen om je eigen emoties te herkennen en te beheren.

1.     Manage je primaire reactie

Een van de grootste uitdagingen bij het ontvangen van feedback is het beheersen van onze primaire emotionele reacties. Hieronder vind je enkele strategiën om constructief te reageren.

Laat de feedback marineren

Zorg ervoor dat je er geen sprake is van miscommunicatie. Check of je de feedback ontvangt, zoals de ander de boodschap bedoelt over te brengen. Dit voorkomt dat je direct vanuit emotie reageert, wat mogelijk vooral gebaseerd is op aannames of iets anders. Denk daarbij aan het volgende stappen.

I. Luister actief en met een open mind.

Actief luisteren vereist volledige aandacht en een openheid om de kern van de feedback te begrijpen, vrij van vooroordelen of vooropgezette meningen. Dit stelt je in staat om echt te horen wat er wordt gezegd, zonder direct te plannen wat je volgende zult zeggen.

II.   Herhaal en vraag verduidelijking. 

Voordat je reageert, herhaal je wat je hebt gehoord om te checken dat je de boodschap goed hebt begrepen. Dit kan ook helpen om eventuele misverstanden direct op te helderen en laat zien dat je waarde hecht aan wat de ander zegt. Zo voorkom je dat je direct vanuit emotie reageert en kun je checken of je de ander goed hebt begrepen.

III.   Vraag om voorbeelden.

Soms kan feedback abstract of onduidelijk aanvoelen, wat leidt tot defensiviteit of verwarring. Vraag om specifieke voorbeelden om de feedback beter te begrijpen en hoe je deze kunt toepassen. Dit toont ook aan de feedbackgever dat je actief luistert en betrokken bent bij het verbeteringsproces.

IV.   Reflecteer op de feedback.

Pauzeer en reflecteer. Neem de tijd om echt na te denken over de feedback, ook als je eerste reactie is om het te verwerpen. Dit helpt je om je eerste emotionele reactie te beheersen en de feedback vanuit een objectiever perspectief te beschouwen. Overweeg hoe het kan worden toegepast voor groei of verbetering, zelfs als je het niet volledig eens bent met alle punten.

Reflecteer op je eigen emotie

Haal jouw emotie uit de boodschap van de ander. Neem verantwoordelijkheid voor je eigen deel en mogelijke projecties. Als jij wordt getriggerd, zegt dat bovenal iets over jezelf. Wat wordt er bij jou geraakt op een dieper niveau en waar heb je eigenlijk behoefte aan? Voelt het als onrecht? Is het onzekerheid? Gaat het over angst/zorgen? Is het je ego? Als je accepteert wie je bent en wat je wilt, is de kans veel kleiner dat je wordt getriggerd door wat anderen van jou of je ideeën vinden.

Houd de focus op de ander

Hoe houd je de focus op de ander:

I.   Laat non-verbaal en verbaal zien dat je de ander wil begrijpen. Luister actief en laat merken dat je de zorgen, ideeën, en behoeften hebt gehoord. Stel vragen en verdedig niet je eigen ideeën. Dit is niet het moment om te bespreken wie er al dan niet gelijk heeft. Houd je eigen mening voor je.

II. Wissel van perspectief en probeer zo objectief mogelijk naar de boodschap te luisteren.

III.   Realiseer je dat als iemand je feedback geeft, het geen persoonlijke aanval is. Je wordt er niet minder leuk of intelligent door, dus dat hoef je ook niet te bewijzen.  

IV.   Weersta de behoefte om het moment te gebruiken om de ander feedback te geven. Dat komt vaak defensief of aanvallend over. Het gaat nu niet om jou.

2.     Reageer professioneel op feedback

I.   Feedback is een cadeautje, ongeacht of het positieve feedback betreft of een verzoek om ander gedrag. Bedank voor de feedback en reageer er niet direct op. Oftewel, niet uitleggen waarom je iets deed/zei of waarom je het er niet mee eens bent.

II.   Haal eruit waardoor je zou kunnen groeien. Welke aspecten van de feedback kun je gebruiken om jezelf of je processen te verbeteren?  Laat de rest van je afglijden als een teflon-laag.

III.   Je hoeft het niet met de feedback eens te zijn, om begrip te kunnen uiten voor hoe de ander iets heeft ervaren.

IV.   Accepteer positieve feedback op een zelfverzekerde manier. Zeg gewoon bedankt. Weersta de drang om de complimenten te bagatelliseren of af te wijzen.

3.     Vermijd valkuilen bij het reageren op feedback

I.   Direct in de verdediging of aanval schieten.

Dit kan een gesprek afsluiten en kansen voor groei belemmeren. Probeer defensiviteit te herkennen en te beheersen. Niet oordelen of het terecht is dat de ander ergens mee zit en jou feedback geeft.

II.   Feedback persoonlijk opvatten.

Feedback is vaak gericht op gedrag of resultaten, niet op jou als persoon. Zelfs als de boodschap wordt gebracht als kritiek, is het nuttig om jezelf van het gedrag te scheiden. Dat kan helpen om feedback constructiever te zien.

III.   Moment gebruiken voor tegenfeedback

Dit kan als defensief of aanvallend worden opgevat. Focus op het ontvangen en begrijpen van de feedback, voordat je zelf feedback geeft.